Liebe Kollegin, lieber Kollege, am 25. Mai 2018 wurde die Datenschutz-Grundverordnung wirksam. Diese sieht erweiterte Informationsverpflichtungen vor. Daher informieren wir dich, in Erfüllung der neuen rechtlichen Vorschriften, über die von uns durchgeführten Datenverarbeitungen. Wir weisen darauf hin, dass es sich um Datenverarbeitungen handelt, die wir bereits in der Vergangenheit durchgeführt haben und sich daher im Arbeitsverhältnis keine Änderungen ergeben. Im Rahmen deines Arbeitsverhältnisses werden die von dir zur Verfügung gestellten Daten (zB Lebenslauf) sowie jene, die aufgrund des Dienstverhältnisses anfallen (zB Gehaltsdaten, Krankenstände, Karenzzeiten) verarbeitet.  

Allgemeine Datenverarbeitung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses

Die Verarbeitung und Übermittlung der Daten erfolgt für die Lohn-, Gehalts-, Entgeltsverrechnung und Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten, soweit dies auf Grund von Gesetzen oder Normen kollektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie zB Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten. Ohne diese Daten können wir den Vertrag mit dir nicht abschließen bzw durchführen. Dies gilt auch für alle freiwilligen Sozialleistungen des Arbeitgebers sowie für externe Bildungs- und Weiterbildungsangebote. Eine Übermittlung der im jeweiligen Einzelfall relevanten Daten erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen bzw. vertraglicher Vereinbarung an folgende Stellen:

• Lohnverrechnung (extern);
• Steuerberater;
• Sozialversicherungsträger (einschließlich Betriebskrankenkassen);
• Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen (Sozialministeriumsservice)
• Finanzamt;
• Betriebliche Vorsorgekassen (BV-Kassen) gemäß § 11 Abs 2 Z 5 und § 13 BMSVG;
• Lehrlingsstelle gemäß §§ 12 und 19 BAG und Berufsschulen;
• Arbeitsmarktservice;
• Arbeitsinspektorat, Verkehrs-Arbeitsinspektion, insbesondere gemäß § 8 Arbeitsinspektionsgesetz;
• Gemeindebehörden und Bezirksverwaltungsbehörden in verwaltungspolizeilichen Agenden (Gewerbebehörde, Zuständigkeiten nach ASchG usw.);
• gesetzliche Interessenvertretungen;
• Kunden und Interessenten des Auftraggebers;
• Bildungs- und Weiterbildungsanbieter;
• Organe der betrieblichen Interessenvertretung (Sicherheitsvertrauensperson nach § 10 ASchG);
• Rechtsvertreter;
• Gerichte;
• Gläubiger der betroffenen Person sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen;
• mit der Auszahlung an die betroffene Person oder an Dritte befasste Banken;
• vom Arbeitnehmer angegebene Gewerkschaft, mit Einwilligung der betroffenen Person;
• Mitversicherte;
• Pensionskassen;
• Versicherungsanstalten im Rahmen einer bestehenden Gruppen- oder Einzelversicherung;

 

Datenverarbeitung für Zwecke der Verwaltung und Sicherheit des Systems

Aufgrund der geltenden gesetzlichen Datensicherheitsbestimmungen werden eine Reihe deiner Daten für die Verwaltung und Sicherheit des Systems verarbeitet, wie etwa zur Verwaltung von Benutzerkennzeichen, die Zuteilung von Hard- und Software an die Systembenutzer sowie für die Sicherheit des Systems. Dies schließt automationsunterstützt erstellte und archivierte Textdokumente (wie zB Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten mit ein. Ohne diese Datenverarbeitung ist ein sicherer Betrieb des Systems und damit eine Beschäftigung in unserem Unternehmen nicht möglich.  

Veröffentlichung beruflicher Kontaktdaten auf der Firmen-Website, auf Foldern und sonstigen Drucksorten

Zur Kontaktaufnahme durch Kunden und Lieferanten werden berufliche Kontaktdaten von MitarbeiterInnen im Internet, auf Foldern und sonstigen Drucksorten veröffentlicht. Dies erfolgt aus unserem berechtigten Interesse an einem reibungslosen Geschäftsablauf. Wenn du das aus berücksichtigungswürdigen Gründen nicht willst, kannst du gegen die Veröffentlichung Widerspruch einlegen.  

Datenverarbeitung im Falle von Arbeitsrechtsstreitigkeiten

Kommt es während des aufrechten Arbeitsverhältnisses oder nach Beendigung zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter und Gerichte übermittelt.  

Zugriff auf die E-Mail Accounts

Der Arbeitgeber hat ein überwiegend berechtigtes Interesse (gem. Art.6 Abs.1 lit.f DSGVO) im Anlassfall auf den Email Account des Mitarbeiters zuzugreifen, wenn dies aus betrieblichen Gründen notwendig ist (zB weil eine Korrespondenz dringend benötigt wird und sich der Mitarbeiter gerade auf Urlaub befindet).  

Datenweitergabe an FördergeberInnen oder VertragspartnerInnen

Manche FördergeberInnen und VertragspartnerInnen der Volkshilfe verlangen zur Überprüfung der fachlichen Eignung, zur Budgeterstellung und anderen Zwecken die Übermittlung von MitarbeiterInnendaten. Diese Übermittlung erfolgt ausschließlich auf Grundlage deiner Einwilligung oder zur Vertragserfüllung. In manchen Bereichen ist eine Beschäftigung ohne eine solche Einwilligung nicht möglich.  

Veröffentlichung von Fotos auf der Firmen-Website, auf Social Media (Facebook) oder auf Drucksorten

Die Veröffentlichung von Fotos, soweit diese Fotos von uns im Zusammenhang mit deiner Tätigkeit für unser Unternehmen erstellt worden sind, erfolgt ausschließlich auf Grundlage deiner Einwilligung und für Zwecke des Kundenservice und für Marketingaktivitäten. Vereinzelte Fotos werden Social Media Unternehmen übertragen. Weitere Übertragungen finden nicht statt. Die Bilder für die Website werden so lange gespeichert, solange du als Mitarbeiter im Betrieb beschäftigt sind. Die Bilder für andere Marketingzwecke werden für 5 Jahre gespeichert bzw. bis auf Widerruf. Alle Einwilligungen können unabhängig voneinander jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir deine Daten ab diesem Zeitpunkt zu oben genannten Zwecken nicht mehr verarbeiten, und somit die entsprechenden Rechte, Vorteile etc. nicht mehr in Anspruch genommen werden können. Für einen Widerruf wendest du dich bitte an den entsprechenden Verantwortlichen (Diese findest du unter datenschutz.volkshilfe-ooe.at)

Datenaustausch im Zuge einer Arbeitskräfteüberlassung

Falls für dich die vertragliche Möglichkeit einer Arbeitskräfteüberlassung besteht, werden die erforderlichen Daten auf dieser Grundlage oder insbesondere aufgrund der daraus folgenden gesetzlichen Verpflichtungen zur Bewertung und Auswahl als vorgeschlageneR KandidatIn, zur Überlassung, zum Einsatz als überlassene Arbeitskraft im Betrieb des Beschäftigers und der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen des Beschäftigers, ausgetauscht. Bitte beachte, dass der Beschäftiger in diesem Fall auch selber ein Verantwortlicher ist, der deine Daten verarbeitet.

Auftragsdatenverarbeiter

Eine Reihe von Daten werden zur Erbringung von Dienstleistungen an einen Auftragsverarbeiter weitergegeben. Im Rahmen der Geschäftsabwicklung werden verschiedene Softwareprogramme verwendet. Wir beauftragen dafür Auftragsverarbeiter zB Softwaredienstleister und Agenturen, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf deine personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese haben sich zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen uns gegenüber verpflichtet. Es wurden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art 28 DSGVO abgeschlossen.  

Datenverarbeitung außerhalb der EU

Deine Daten werden nicht außerhalb der EU bzw des EWR verarbeitet.  

Speicherdauer

Wir speichern deine Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die erhobenen Daten werden von uns unverzüglich gelöscht, wenn feststeht, dass sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden, die betroffene Person ihre Einwilligung, auf die eine Verarbeitung gestützt wurde, widerruft oder personenbezogene Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.  

Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Auch Wahrscheinlichkeits- oder Scorewerte werden von uns nicht erhoben oder gespeichert.  

Deine Rechte

Dir stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wendest du dich an uns. Wenn du glaubst, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder deine datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, kannst du die Österreichische Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at) kontaktieren und dich beschweren. Die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen findest du unter datenschutz.volkshilfe-ooe.at