Version 1.5
Letzte Änderung/Ergänzung 14.01.2023
Notwendigkeit dieser Datenschutzrichtlinie
Mit 25. Mai 2018 kommt das neue europäische Datenschutzgesetz – die sogenannte Datenschutz-Grundverordnung, oder kurz DSGVO – zur Anwendung. Der Datenschutz und Datenschutzgesetze sind an sich nichts Neues. Die Volkshilfe unterlag schon bisher den entsprechenden Vorschriften. Die DSGVO bringt jedoch einige Änderungen und Neuerungen mit sich, auf die sich die Volkshilfe und auch Ihr als Personen in euren vielfältigen Rollen in der Volkshilfe einstellen müssen. Der wichtigste Erfolgsfaktor für die Einhaltung des Datenschutzes seid ihr als verantwortungsbewusste und kompetente Personen, die zusammen mit den DatenschutzkoordinatorInnen und der/dem Datenschutzbeauftragten zusammenarbeiten.
Die Welt wird sich auch nach dem 25. Mai noch weiterdrehen, und Ihr werdet in gewohnter Weise euren Aufgaben in der Volkshilfe nachgehen. Einige der hier enthaltenen Punkte erfordern technische Voraussetzungen (wie z.B. Aktenvernichter/Schredder). Diese Punkte können natürlich erst umgesetzt und befolgt werden, wenn die Voraussetzungen dafür geschaffen wurden. Wegen der großen Menge an verarbeiteten personenbezogenen Daten in der Volkshilfe und den zahlreichen Orten an denen diese Datenverarbeitungen stattfinden, ist es aber notwendig eine Datenschutzrichtlinie zu führen, die Informationen und Unterstützung bietet.
Was sind personenbezogene Daten
Unter personenbezogene Daten versteht man alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen oder zumindest beziehbar sind und so Rückschlüsse auf diese Person zulassen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten umfassen Informationen über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. Diese Daten sind besonders schützenswert und unterliegen noch strengeren Schutzmaßnahmen. Wird in der Folge nur von Daten gesprochen, sind damit personenbezogene Daten und besondere Kategorien personengezogener Daten gemeint.
Wer sind die HauptansprechpartnerInnen für den Datenschutz
DeinE ersteR AnsprechpartnerIn ist immer deinE VorgesetzteR. Für alle Firmen der Volkshilfe gibt es darüber hinaus zusätzlich DatenschutzkoordinatorInnen welche als weitere AnsprechpartnerInnen dienen. Die DatenschuztkoordinatorInnen sind: Volkshilfe Gesundheits- und Soziale Dienste GmbH
Simone Knauer
simone.knauer@volkshilfe-ooe.at Volkshilfe lebensART GmbH
Christian Goier
christian.goier@volkshilfe-ooe.at Volkshilfe Arbeitswelt GmbH
Andrea Fechter
andrea.fechter@volkshilfe-ooe.at Volkshilfe Flüchtlings- und MigrantInnenbetreuung GmbH
Volker Atteneder
volker.atteneder@volkshilfe-ooe.at Volkshilfe Oberösterreich
Raphael Brandstötter
raphael.brandstoetter@volkshilfe-ooe.at Der Datenschutzbeauftragte ist: Florian Oberndorfer
datenschutz@volkshilfe-ooe.at Wie kannst du zum Datenschutz beitragen
Aufgeräumter Arbeitsplatz
Alle Dokumente und Unterlagen welche personenbezogene Daten enthalten müssen, wenn Sie nicht gerade bearbeitet werden, unzugänglich und möglichst verschlossen Aufbewahrt werden. Es muss gewährleistet werden, dass unberechtigte Personen keinen Zugriff darauf erhalten. Computer dürfen nicht unbeaufsichtigt oder ungesperrt sein. Ausdrucke und Kopien werden rasch abgeholt und werden nicht unnötig lange in den Druckern/Kopierern liegen gelassen. Nicht mehr benötigte Dokumente und Datenträger welche personenbezogene Daten enthalten werden nicht einfach weggeworfen, sondern fachgerecht entsorgt oder geschreddert. Nicht mehr benötigte Dateien und Daten auf Computern sollten gelöscht werden. Unbesetzte Büros oder Räume in denen personenbezogene Daten gelagert sind sollten versperrt werden. Datenträger, wie USB Sticks, werden sicher gelagert. Der Desktop am Computer oder der Postein und –ausgang sind ungeeignete Speicherorte für die dauerhafte Ablage von personenbezogene Daten. Du bist dafür zuständig, Daten an geeigneten Orten abzulegen und von ungeeigneten Orten zu entfernen. Geeignete Orte können Serverlaufwerke, gemeinsame Laufwerke, Seafile oder entsprechend strukturierte Ordner an deinem Arbeitsplatz sein. Du musst einen Überblick haben wo du Daten ablegst. Jemand anderer sollte sich auf Grund deiner Ablagestruktur einen Überblick verschaffen können. Diese Organisation ist erforderlich um zu verhindern, dass an vielen verschiedenen Orten Kopien von Daten abgelegt werden für die niemand zuständig ist.
Telefonische Auskünfte
Wenn du zu einer telefonischen Auskunft über personenbezogene Daten ersucht wirst, musst du dir sicher sein mit wem du sprichst und ob du die Auskunft auch erteilen darfst. Lass dir im Zweifelsfall das Auskunftsersuchen schriftlich zusenden und halte Rücksprache mit deiner/deinem Vorgesetzten.
Sichere Übermittlung von personenbezogenen Daten
Um zu verhindern, dass Daten – absichtlich oder unabsichtlich – an unbefugte Übermittelt werden, ist einiges zu beachten. Postsendungen sind so exakt als möglich zu adressieren, damit diese direkt beim Adressaten ankommen. Werden Daten elektronisch übermittelt, ist ein sicherer Übermittlungsweg zu wählen. Werkzeuge/Programme für eine sichere elektronische Übermittlung von Daten werden dir von der Abteilung IT & Telefonie zur Verfügung gestellt. Diese sind:
- Seafile
- Netzlaufwerke/Serverlaufwerke/SAMBA-Laufwerke
- E-Mail von einer Volkshilfe Mailadresse (@volkshilfe-ooe.at) zu einer anderen Volkshilfe Mailadresse (@volkshilfe-ooe.at)
Wenn du über keine Möglichkeit für eine sichere Übermittlung von Daten verfügst, diese aber benötigst wende dich bitte an deineN VorgesetzeN. Wenn du Daten übermittelt bekommst, also empfängst solltest du den Absender immer darauf hinweisen, dass eine sichere elektronische Übermittlung aus Gründen des Datenschutzes erwünscht ist. Wenn sich ein Absender (der keine Rolle innerhalb der Volkshilfe innehat) dazu entscheidet diesen Hinweis nicht zu befolgen kannst du das hinnehmen und die Daten empfangen.
Übermittlung per Mail innerhalb der Volkshilfe
Der Übermittlungsweg von personenbezogenen Daten von einer Volkshilfe Mailadresse (@volkshilfe-ooe.at) zu einer anderen Volkshilfe Mailadresse (@volkshilfe-ooe.at) gilt nach unserer derzeitigen Ansicht als verschlüsselt und somit zulässig. Einfach gesagt kannst du bis auf weiteres datenschutzkonform alle Daten per e-mail von einer Volkshilfe Mailadresse (@volkshilfe-ooe.at) zu einer anderen Volkshilfe Mailadresse (@volkshilfe-ooe.at) senden.
Übermittlung per Mail an andere, sichere EmpfängerInnen
Mails die von einer Volkshilfe Mailadresse (@volkshilfe-ooe.at) an folgende EmpfängerInnen gesendet werden, gelten nach unserer derzeitigen Ansicht als verschlüsselt und somit zulässig:
- @bfi-ooe.at
- @caritas-linz.at
- @jugendamwerk-linz.at
- @mag.linz.at
- @shvgm.at
- @<beliebig>.ooe.gv.at
- @bvwg.gv.at
- @bmi.gv.at
- @soziale-initiative.at
- @allerstorfer.cc
- @neue-heimat-ooe.at
- @ams.at
- @auva.at
- @akooe.at
Richtige Verwendung des BCC Feldes beim Versand von e-mails
Die Adressen von EmpfängerInnen die im BCC Feld stehen, bleiben für alle EmpfängerInnen des e-mail verborgen. Wenn du Adressen in das BCC Feld gibst, schützt du also diese Adressen und stellst deren Geheimhaltung sicher. Mach dich mit dem BCC Feld vertraut und verwende es großzügig, insbesondere, wenn du Nachrichten an viele EmpfängerInnen sendest.
Anfertigen von Fotos/Videos und deren Verwendung
Sofern es konkretere Anweisungen zum Anfertigen von Fotos/Videos von deiner/deinem Vorgesetzten oder ArbeitgeberIn gibt werden diese durch die Inhalte der Datenschutzrichtlinie keinesfalls aufgehoben. Wenn du keine Anweisungen von deiner/deinem Vorgesetzten hast, frage in jedem Fall nach wie das Anfertigen von Fotos/Videos und deren Verwendung von deinem Vorgesetzten gesehen wird. Das Anfertigen von Fotos/Videos zu privaten Zwecken während deiner Tätigkeit in der oder für die Volkshilfe ist problematisch. Durch das Anfertigen von Fotos zu privaten Zwecken besteht leider insbesondere die Gefahr, dass Betriebsgeheimnisse, Zugangsdaten oder Personen unbeabsichtigt abgebildet werden und die Fotos/Videos in falsche Hände geraten. Fotos die Personen zeigen gelten als personenbezogene Daten und unterliegen unter anderem dem Datenschutz. Werden Fotos/Videos zu betrieblichen Zwecken angefertigt, gibt es einige Dinge zu beachten damit diese rechtmäßig gemacht und gespeichert werden können:
- Die Rechtmäßigkeit ein Foto/Video anzufertigen kann
- auf einem berechtigten Interesse der Volkshilfe beruhen z.B. Veranstaltungen zu dokumentieren
- auf einer Einwilligung der/des Betroffenen beruhen z.B. bei Fotos/Videos in deren/Dessen höchstpersönlichen Lebensbereich wie beispielsweise ihrer/seiner Wohnung
- Wenn die Rechtmäßigkeit auf einem berechtigten Interesse beruht, musst du die Interessen der Volkshilfe mit denen des Betroffenen (der Person die fotografiert wird) immer abwägen. Würde ein Foto/Video den Betroffenen zum Beispiel in einer peinlichen Situation zeigen, würden in jedem Fall seine Interessen überwiegen und das Foto/Video dürfte nicht gemacht und gespeichert werden.
- Wenn die Rechtmäßigkeit auf einer Einwilligung beruht, muss diese Einwilligung durch den Betroffenen schriftlich, mittels eines von der Volkshilfe genehmigten Formulars erfolgen.
Nur weil ein Foto/Video rechtmäßig gemacht und gespeichert wurde, darf es leider noch nicht für einen speziellen Zweck wie z.B. als Bild in einem Zeitungsartikel, verwendet werden. Für jeden Zweck, für den ein Foto/Video verwendet werden soll, muss eine Zustimmung des Betroffenen eingeholt werden. Diese Zustimmung sollte durch den Betroffenen schriftlich, mittels eines von der Volkshilfe genehmigten Formulars erfolgen. Bitte beachte, dass ein Betroffener der eine Einwilligung gegeben hat, diese Einwilligung jederzeit widerrufen darf! Wenn eine Einwilligung widerrufen wurde, darf auch das Foto/Video nicht mehr aufgrund der Einwilligung verwendet oder gespeichert werden.
Bereitstellen von Newslettern
Bevor du einen Newsletter bereitstellst oder betreibst, muss du deineN VorgesetzteN
und deineN zuständigeN DatenschutzkoordinatorIn zu Rate ziehen.
Erstellen oder Verändern von Formularen/Dokumenten
Wenn Formulare überarbeitet, verändert oder erstellt werden sollte immer auch die/der zuständige DatenschutzkoordinatorIn beigezogen werden.
